Academia Gemini · UPV · Sesión 3 de 3 · PTGAS
Gemini y Gemini Notebook
Optimiza tu trabajo de la mano de la IA
Sesión en directo · Viernes 18 de septiembre de 2026 · 10:00 a 12:00 CEST
Quién imparte la sesión
Luis Alfonso Ruiz
Director de Operaciones en Edvolution. Acompaño a universidades y centros educativos en el uso real de Google Workspace y de la inteligencia artificial en el trabajo diario, y divulgo en abierto en EdTrainer TV.
1Antes de empezar · 2 minutos
Cuéntanos quién eres
Con tus respuestas ajusto los ejemplos de hoy a tu servicio y a tu puesto, en lugar de contarte lo mismo que a todo el mundo.
- En qué ámbito trabajas: gestión académica, económica, recursos humanos, apoyo a la investigación, laboratorio, biblioteca, sistemas, infraestructuras…
- Si ya has usado Gemini o Gemini Notebook, y qué otras herramientas has probado
- Y la que más me interesa: qué tareas te roban más tiempo cada semana. Esas son las que vamos a atacar hoy.
2Academia Gemini en la UPV
Tres sesiones, tres perfiles
El programa completo recorre los tres colectivos de la universidad: 15 escuelas y facultades, cuatro campus. Hoy cerramos el programa: PTGAS.
| Fecha | Hora | Perfil | Sesión |
|---|---|---|---|
| 14 sept | 12:00 – 14:00 CEST | Personal docente | Optimiza la enseñanza de la mano de la IA |
| 16 sept | 10:00 – 12:00 CEST | Personal investigador | Optimiza la investigación de la mano de la IA |
| 18 sept | 10:00 – 12:00 CEST | Personal técnico, administrativo y de servicios | IA aplicada para eficientizar la gestión universitaria |
Mismo punto de partida
Las tres sesiones parten de Gemini y Gemini Notebook dentro del Workspace de la UPV.
Ejemplos distintos
Cada sesión trabaja con los documentos y las tareas reales de su perfil.
Formato común
Dos horas en directo, con demostraciones y un plan de acción para la semana siguiente.
3Cómo trabajaremos hoy
En directo, con la herramienta abierta
Qué problema resuelve
Cada función se presenta desde un problema real de tu puesto, no desde el menú donde vive.
Dónde está
Abro Gemini Notebook y Gemini y lo hago delante de ti, con la ruta exacta de clics.
Paso a paso, sin saltos
Cada función se enseña completa, del primer clic al resultado. Pregunta en cualquier momento.
Te lo llevas para repetirlo
Todo lo que ves hoy lo puedes reproducir mañana en tu servicio con tus propios documentos.
Una regla
Sesión iniciada con tu cuenta institucional de la UPV, nunca con la personal.
Un apunte sobre la IA
Gemini no resuelve el expediente ni decide por ti. Se ocupa de lo repetitivo para devolverte tiempo. La responsabilidad sobre lo que sale con el sello de la UPV sigue siendo tuya, siempre.
4Ruta de la sesión · 2 horas en directo · 10:00 a 12:00 CEST
Dos bloques, una idea: que salgas usándolo
Tu normativa, dentro de un cuaderno
La IA que solo trabaja con lo que tú le das. Cargamos normativa, instrucciones y manuales de procedimiento, le preguntamos en lenguaje normal y generamos resúmenes, guías y respuestas tipo, con la cita al artículo exacto en cada respuesta. Sales sabiendo montar el tuyo en quince minutos.
Lo ves construirse en directoPedir bien, y tu primer Gem
El método PARTS para que la primera respuesta ya sirva, las capacidades multimodales (imágenes, documentos, Canvas, Aprendizaje guiado) y un Gem configurado por ti para la tarea que más tiempo te roba cada semana. Sales sabiendo crear el tuyo para esta misma semana.
Un asistente que replicas esta semana5Antes de empezar
¿Cuáles de estas te roban más tiempo?
Esto es lo que hace el PTGAS de esta casa. Sois catorce ámbitos distintos, pero las tareas que más pesan se repiten en todos.
Matrícula, expedientes, actas, títulos, becas, acceso y admisión, TFG y TFM.
Presupuesto, compras, licitaciones, facturas y justificación de gasto.
Concursos, nóminas, permisos, formación y prevención de riesgos.
Convocatorias, seguimiento de proyectos, justificación y transferencia.
Protocolos, manuales de equipos, seguridad, calibraciones y mantenimiento.
Repositorio, apoyo a la publicación, formación de usuarios y bibliometría.
Soporte, documentación técnica, incidencias y manuales de usuario.
Convenios, Erasmus, acogida, y todo ello en más de un idioma.
Actividades, inscripciones, difusión y atención directa.
Partes de trabajo, contratos de servicios, incidencias y proveedores.
Notas, redes, protocolo, actos institucionales y materiales de difusión.
Acreditaciones, indicadores, memorias e informes de seguimiento.
6Hablemos de esto primero
«¿Y esto no acabará haciendo mi trabajo?»
Es la pregunta que está en la sala. Prefiero responderla ahora que dejarla flotando dos horas.
- No firma, no resuelve y no notifica
- No conoce el caso concreto ni el histórico del expediente
- No responde ante una reclamación ni ante una auditoría
- No sabe por qué en tu servicio eso se hace así
- Leer trescientas páginas de normativa y decirte en qué artículo está lo que buscas
- Escribir el primer borrador de lo que tú vas a corregir
- Traducir un texto técnico a lenguaje claro
- Hacer en dos minutos lo repetitivo que hoy te lleva media mañana
La forma honesta de decirlo
Lo que cambia no es si haces la tarea, es en qué parte de la tarea gastas tu tiempo. Menos en buscar, transcribir y redactar de cero. Más en comprobar, decidir y atender a quien tienes delante.
El criterio, el conocimiento del procedimiento y la responsabilidad son vuestros. Eso no lo automatiza nadie.
7Bloque 1
Gemini Notebook
La IA que trabaja exclusivamente con tus documentos. Tu normativa, tus instrucciones y tus manuales, convertidos en respuestas claras con la cita al artículo exacto.
8
Cómo funciona
El flujo del conocimiento
Subes fuentes propias
Hasta 50 fuentes por cuaderno: PDF, Docs, Slides, páginas web, audios y vídeos de YouTube. Hasta 500.000 palabras por fuente.
Gemini Notebook las analiza
Lee, procesa y conecta la información de todas ellas de forma semántica, no palabra por palabra.
Conversas con los documentos
Preguntas en lenguaje natural directamente a la normativa, las instrucciones o los manuales, y contrastas unas fuentes con otras.
Genera materiales
Resúmenes, rúbricas, esquemas, guías de estudio y cuestionarios al instante, siempre con la cita a la fuente.
Conocimiento útil
Información dispersa convertida en material ordenado y accionable. Tú compruebas las citas y lo llevas al aula o al laboratorio.
9fuentes en un solo cuaderno
Hasta 500.000 palabras cada una. Toda la normativa de tu procedimiento cabe dentro, y todo lo que responda vendrá de ahí.
Cualquiera de los dos cabe entero en una sola de tus cincuenta fuentes.
10Confianza
Qué puedes subir y qué no
Vosotros manejáis datos de personas todos los días. Esta es la diapositiva más importante de la sesión.
- Normativa, reglamentos e instrucciones técnicas
- Manuales de procedimiento y guías internas
- Bases de convocatorias y pliegos
- Actas y memorias ya públicas
- Textos tuyos sin datos de terceros
- Un caso real del que quieras consultar el encaje normativo
- Una consulta recibida, quitando nombre, DNI y expediente
- Datos agregados, nunca fila a fila con personas identificables
Anonimizar es quitar también lo que identifica por combinación: titulación, año y país juntos pueden señalar a una sola persona.
- Expedientes, actas con nombres y calificaciones
- Nóminas, datos de salud y certificados
- Currículums y documentación de concursos
- Datos de contacto de terceros
- Documentación sujeta a confidencialidad o en tramitación
11La pregunta que siempre sale
Si el entorno es seguro, ¿por qué anonimizar?
La contradicción es solo aparente. Lo que ocurre es que se están mezclando dos capas distintas, y cada una resuelve un problema diferente.
Garantiza que los datos no se usan para entrenar modelos, que permanecen en el entorno contratado y que existe un marco contractual con Google.
Te protege frente a terceros: frente a Google, frente a otros clientes y frente al exterior.
El RGPD exige minimización: tratar únicamente los datos necesarios para la finalidad concreta. Eso no lo cubre ningún entorno, por seguro que sea.
Te protege de un uso interno innecesario, que es el que nadie vigila.
Subir un expediente completo solo para redactar un correo de subsanación es tratar datos personales para una finalidad distinta de aquella para la que se recogieron. Sigue siendo un problema aunque el entorno sea seguro.
Los cuadernos se comparten. Lo que uno sube queda accesible a todo el que tenga acceso al cuaderno, y ahí la seguridad del proveedor ya no interviene.
12En tu servicio
Qué merece la pena subir
Un cuaderno bien alimentado vale más que cien preguntas ingeniosas. Empieza por lo que ya está en tu carpeta de red.
- Reglamentos y normativas de aplicación
- Instrucciones y circulares internas
- Resoluciones y acuerdos de gobierno
- Manuales de procedimiento de tu unidad
- Checklists y flujos de trabajo
- Plantillas y modelos oficiales
- Preguntas frecuentes reales que recibes
- Respuestas tipo que ya has escrito
- Calendarios, plazos y convocatorias
- Manuales de equipos y aplicaciones
- Protocolos y fichas de seguridad
- Documentación de proveedores y contratos
13Cómo entrar
Dos formas de abrir Gemini Notebook
Siempre con la cuenta de Google Workspace for Education que te ha proporcionado la Universidad.
Abres una pestaña nueva y escribes notebook.google.com. Comprueba arriba a la derecha que la sesión activa es la de la UPV.
Desde cualquier producto de Google, pulsas el mosaico de nueve puntos junto a tu foto de perfil y eliges Notebook.
14Demo en vivo
Monto el cuaderno
de un procedimiento
Normativa, instrucciones y preguntas frecuentes en un mismo sitio. Y una respuesta con el artículo exacto.
Cargar
Normativa, instrucción interna y calendario de plazos.
Preguntar como se habla
«¿Qué plazo tiene esto y qué documentación hay que aportar?»
Comprobar la cita
Pulso el marcador y voy al artículo. Si no cuadra, se ve al instante.
Convertirlo en respuesta
De la norma a un correo claro para quien preguntó.
Lo que cambia de verdad: no es que te resuma la norma, es que te dice en qué artículo está, y lo compruebas en dos segundos.
15Dialogar con tus fuentes
Cambia el rol y cambia la respuesta
La misma normativa se explica distinto según a quién se la tengas que explicar.
«Actúa como un estudiante de primer curso de grado que llega sin base en este tema. ¿Qué le resultaría confuso y qué preguntaría?»
Para qué: anticipar los atascos antes de la clase y preparar el repaso inicial.
«Explica este trámite para la web del servicio y para alguien que lo hace por primera vez, sin jerga administrativa, en diez líneas.»
Para qué: avisos, web del servicio y atención al público.
«Lee este manual de procedimiento como si fueras auditor. ¿Están claros los requisitos, los plazos y los responsables? ¿Qué falta?»
Para qué: revisar antes de llevarla a la comisión académica del título.
16Studio
Formatos a partir de tus fuentes
Todo lo que sigue se genera en segundos desde el mismo cuaderno, sin salir de tu cuenta institucional.
Guía de consulta
La normativa ordenada por supuestos, con sus preguntas frecuentes.
Cuestionario
Para formar a alguien que entra nuevo en tu unidad.
Tarjetas
Los plazos y requisitos que nunca recuerdas de memoria.
Mapa mental
El procedimiento completo y sus ramas, de un vistazo.
Resumen en audio
Dos voces explican la normativa nueva. Para escucharla de camino al trabajo.
Vídeo resumen
Un minuto para explicar un trámite a quien lo tiene que hacer.
Informe
Documento largo y ordenado, exportable a Documentos de Google.
Cronología
Todos los plazos del procedimiento, en orden y con su fecha.
17Antes de que salga de tu mesa
La verificación es tuya
Aquí el listón es más alto que en cualquier otro sitio: lo que escribís tiene efectos administrativos.
Abre la cita
Pulsa el marcador y comprueba que el artículo dice lo que la respuesta afirma. Nunca cites un artículo que no hayas abierto.
Comprueba plazos, importes y fechas
Son lo que más se equivoca y lo que más daño hace. Un plazo mal dicho en un correo puede costar un recurso.
Confirma que la norma está vigente
El cuaderno solo sabe lo que tú le has subido. Si subiste la versión de hace dos años, te responderá con la de hace dos años.
18Bloque 2
Google Gemini
Del «escríbeme un correo» a instrucciones que devuelven algo que puedes enviar casi tal cual. Y un asistente configurado por ti para lo que repites cada semana.
19El arte de pedir bien
El método PARTS
Un buen resultado empieza por una buena instrucción. Cinco piezas, en este orden.
Persona
Acción
Referencia
Tono
Estructura
20PARTS en acción
Sin método y con método
Sin método
Un correo genérico, con un «Estimado usuario» y tres párrafos de relleno. Ni cita la norma, ni dice el plazo, ni deja claro qué tiene que hacer la persona. Lo reescribes entero y has perdido cinco minutos.
Con PARTS
Un correo que se entiende a la primera, con la lista de lo que falta y el plazo. Compruebas el plazo, ajustas una frase y lo envías.
21Adjunta tu material
Es la letra que más pesa de las cinco. Sin tus documentos delante, Gemini te contesta con generalidades.
22La R de PARTS, en la práctica
De dónde saca tu contexto
Gemini no tiene por qué partir de cero. Puedes darle tu material de cuatro maneras distintas, incluida la conexión de un cuaderno entero.
Arrastras un PDF, una imagen o un documento. Sirve una foto de la pizarra o un examen escaneado.
Seleccionas directamente un archivo de tu unidad de Drive sin descargarlo antes.
Conectas un cuaderno de Gemini Notebook y trabajas sobre esas fuentes ya organizadas.
Lo más rápido cuando es poco: pegas el fragmento y le dices qué quieres que haga con él.
23
Mapa de capacidades
Qué más sabe hacer, y cuándo usarlo
Imágenes para carteles, señalética, cartelería de actos y difusión.
Úsalo para: el cartel de una jornada, sin buscar en bancos de imágenes ni preocuparte por derechos.
Clips breves a partir de una descripción en texto.
Úsalo para: explicar un trámite en un minuto para la web o las pantallas del campus.
Pistas originales a partir de un texto o una imagen.
Úsalo para: fondo sonoro de vídeos institucionales, sin problemas de derechos.
Lee tus datos, los ordena, los cruza y te explica qué ve.
Úsalo para: depurar un listado, detectar duplicados o resumir un histórico de incidencias.
Un panel de edición donde el documento se construye a la vista.
Úsalo para: redactar y refinar sin ir copiando y pegando.
Investigación profunda multi-fuente con informe final.
Ojo: se amplía con el complemento Google AI Pro for Education. Depende de la licencia activa en la UPV.
24Canvas
Escribir con la IA al lado
Un panel de trabajo donde el documento aparece a la derecha y lo vais puliendo a cuatro manos.
Lo describes
«Redacta el manual de procedimiento de este trámite a partir de la normativa y las instrucciones que te adjunto.»
Aparece el documento
Completo, en el panel lateral, sin invadir la conversación.
Editas por partes
Seleccionas un párrafo: «amplía este paso», «hazlo más claro para quien no conoce el trámite», «añade los plazos».
Lo exportas
A Documentos con un clic, y sigue en Drive como cualquier otro archivo de la UPV.
Manuales de procedimiento
El borrador completo, paso a paso, con requisitos, plazos y responsables.
Informes y memorias
Memorias de actividad, informes de seguimiento y justificaciones.
Comunicación y avisos
Circulares, avisos en la web y correos con el tono institucional adecuado.
25Gems
Un asistente para lo que repites
Un Gem es una instrucción larga que configuras una vez y reutilizas siempre. Dejas de reescribir el mismo encargo cada semana.
Le pegas un texto normativo y te lo devuelve en lenguaje claro, sin perder lo que dice la norma.
Para: avisos, webs y atención al público
Contrasta lo que ha presentado alguien con la lista de requisitos y te dice qué falta.
Para: convocatorias y expedientes
Contesta las consultas de siempre con el tono de tu servicio y citando la norma que aplica.
Para: el correo de la unidad
Convierte tus notas de una reunión en un acta con acuerdos, responsables y plazos.
Para: comisiones y juntas
26Demo en vivo · la larga
Creamos un asistente en directo
El revisor de documentación: le das lo que ha presentado alguien y te dice qué falta, según los requisitos de tu convocatoria.
«Eres técnico de una universidad pública y revisas documentación presentada a una convocatoria. Eres riguroso y amable.
Cuando te dé un expediente, devuélveme tres bloques: qué requisitos cumple, qué falta o está incompleto, y qué dudas quedan.
Contrasta siempre contra las bases que llevas incorporadas y cita el apartado de las bases en cada punto.
No decidas si se admite o se excluye: eso lo decide la persona responsable.
Si el documento llega con datos personales, avísame de que debe anonimizarse y no lo analices.»
- Incorpórale las bases como documento de conocimiento: no se lo recuerdas cada vez
- Exige la cita del apartado: sin referencia, no hay revisión
- Enumera qué debe comprobar, requisito a requisito
- Escribe lo que NO debe hacer: no decide, no excluye, no firma
- Pruébalo con un expediente antiguo y compara con lo que decidisteis vosotros
27Antes de seguir
Cuatro criterios de uso responsable
Datos de personas, fuera
Nada de expedientes, nóminas, currículums ni datos de contacto. Anonimiza antes de subir, siempre, y ante la duda pregunta a tu responsable.
La validación es tuya
Nada sale con el sello de la UPV sin que lo hayas leído entero y comprobado en la fuente. La responsabilidad administrativa no se delega.
Transparencia
Habla con tu responsable de cómo lo estás usando. Un uso declarado y acordado en la unidad protege a todo el mundo.
Licencia y activación
Algunas funciones dependen del plan contratado y de lo que active la UPV. Confírmalo antes de montar un procedimiento que dependa de ellas.
28minutos al día, siete días
Ninguna de las acciones que vienen ahora dura más que un café. Con eso basta para que esto no se quede en una sesión bonita.
29Tu plan de 7 días
Qué hacer a partir de mañana
Una acción al día, ninguna de más de quince minutos, todas con Gemini Notebook o Gemini y todas para tu trabajo real.
| Día | Acción | Cómo sabes que está hecho |
|---|---|---|
| 1 | Monta el cuaderno del procedimiento que más consultas | Tiene la normativa, la instrucción interna y los plazos |
| 2 | Hazle al cuaderno las tres preguntas que más te hacen a ti | Has comprobado la cita de las tres respuestas |
| 3 | Convierte un texto normativo en un aviso en lenguaje claro | Lo entendería alguien que no trabaja aquí |
| 4 | Reescribe con el método un correo difícil de los que te cuestan | Lo has enviado cambiando solo un par de frases |
| 5 | Súbele una hoja de cálculo tuya y pídele que la depure y te la explique | Ha encontrado algo que no habías visto |
| 6 | Monta tu asistente para la tarea que repites cada semana | Lo has usado ya una vez de verdad |
| 7 | Enséñaselo a alguien de tu unidad | Esa persona lo ha probado con un caso suyo |
30Antes de irte · 2 minutos
Cuéntanos qué te ha parecido
Tu opinión nos dice qué ha funcionado y qué cambiamos en la próxima edición.
- Qué valoración le das a la sesión, y qué probabilidad hay de que uses algo esta misma semana
- Qué bloque te ha resultado más útil y qué vas a probar primero
- Qué te llevas de la sesión, y qué te sigue frenando
- Si se la recomendarías a tus compañeros y compañeras
31Gracias por
participar
Sesión en directo · Viernes 18 de septiembre de 2026 · 10:00 a 12:00 CEST
Con esta sesión se cierra la Academia Gemini en la Universitat Politècnica de València.